Een digitale aanvraagstraat voor internationale stages op het MBO

De uitdaging

Bij veel ROC’s bestond het aanvraagproces voor internationale stages uit een combinatie van papieren formulieren, losse documenten en handmatige invoer in verschillende systemen. Studenten, ouders/verzorgers, stagebegeleiders en medewerkers van het studentenbureau moesten allemaal documenten invullen en ondertekenen.

Dit zorgt bij ROC's voor:

• Een hoge administratieve last
• Veel handmatige handelingen
• Dubbele invoer van gegevens
• Foutgevoeligheid
• Gebrek aan overzicht in de voortgang

Zoals beschreven in de presentatie was het proces tijdsintensief en foutgevoelig, mede doordat data regelmatig opnieuw werd overgetypt in online systemen.

De oplossing

Infocaster ontwikkelde het Virtual International Office: een online platform waarin het volledige aanvraagproces voor een buitenlandse stage digitaal verloopt 

Voor het studentenbureau

Het VIO ondersteunt het studentenbureau bij het complete proces van aanvraag tot en met verslaglegging.

Het platform biedt onder andere:

• Online aanvraagproces met automatische aanvulling van gegevens
• Digitale ondertekening van toestemmingen (via Signhost)
• Inzicht in welke student in het buitenland is
• Real-time statusoverzicht per aanvraag
• Overzicht van stagetrajecten inclusief fases
• Procesondersteuning bij goedkeuring en subsidie
• Per stap is zichtbaar wat nog aangeleverd moet worden en welke stappen nog openstaan

Voor studenten

Ook studenten krijgen een eigen online omgeving waarin zij zelf alles rondom de internationale stage gaan regelen. Ze vinden hier een stageplek in het buitenland, of brengen er zelf een aan die kan worden opgevoerd in de omgeving.

Vooral de module om ervaringen van andere studenten te kunnen lezen en een  passende stageplek in het buitenland te vinden worden erg gewaardeerd. Deze geven de studenten inzichten in wat hen te wachten staat, en een keuze voor welke mogelijkheden ze kunnen maken.

Concreet kunnen de studenten;

• Digitaal een stageaanvraag starten
• Leerafspraken kunnen maken
• Digitaal ondertekenen waarbij ouders of voogden ook mee tekenen
• Verzekeringen opvoeren, als bewijslast
• Stage-ervaringen delen door middel van een blog, als bewijslast voor de stageperiode
• Begeleiding op afstand ontvangen via een chat functionaliteit

Alles op één centrale plek, achter een veilige inlogomgeving in de omgeving van de MBO. 

Technische integratie & architectuur

Het Virtual International Office is geen losstaand systeem, maar sluit aan op bestaande onderwijsprocessen en IT-landschappen.

Koppelingen

Het platform integreert onder andere met:

• Eduarte (leerlingadministratie)
• Microsoft Entra ID
• Erasmus+
• Signhost voor digitale ondertekening

Hierdoor wordt dubbele invoer voorkomen en sluit het systeem naadloos aan op bestaande workflows van de organisatie. Ook is de applicatie zo flexibel opgezet 

Beveiliging & kwaliteit

Infocaster werkt volgens ISO 27001-gecertificeerde processen, we zijn ook in 2026 weer gecertificeerd. Daarnaast hebben we WCAG-expertise in huis om de applicatie digitaal toegankelijk op te leveren, zodat elke gebruiker de applicatie drempelloos kan gebruiken. 

Technisch monitoren we de omgeving met Pingdom, Raygun en Application Insights van Microsoft Azure. We doen er alles aan om de omgeving zo fijn mogelijk te laten werken en ondersteunen aan de studenten en het internationale stagebureau van een MBO.

Dat betekent: continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid voor ROC’s en studenten.

Implementatieaanpak

De implementatie van het platform verloopt gestructureerd en in nauwe samenwerking met het projectteam bij het ROC of de MBO.

Stappen:

1. Inventarisatie van proces en techniek
   • hierbij bespreken we het bestaande proces bij de specifieke MBO / ROC die we gaan aansluiten op de omgeving
2. Kick-off en refinement sessies
   • tijdens de kick-off bespreken we de structuur van samenwerking tijdens het project
3. Analyse van te koppelen systemen
   • we bepalen welke systemen gebruikt worden, welke gekoppeld moeten worden en wat de technische implicaties er zijn
4. Implementatievoorstel
   
   • op basis van de kick-off sessie en de inventarisaties stellen we een implementatie op, we regelen dit in in ons projectmanagementsysteem
5. Realisatie en testomgeving
   • tijdens de realisatie werken we nauw samen om de structuren en de processen zo in te richten dat deze passen bij de betreffende ROC. De basis van het platform is overigens al enorm uitgebreid.
6. Livegang
7. Doorontwikkeling op basis van gebruikerssessies

Na livegang organiseert Infocaster meerdere keren per jaar gebruikerssessies waarin wensen en optimalisaties worden besproken en we samen een roadmap bepalen om doorontwikkelingen .

Het platform groeit dus continu mee met de behoeften van ROC’s.

Resultaat

Met het Virtual International Office hebben ROC’s:

• Eén centrale digitale aanvraagstraat
• Volledig inzicht in de status van internationale stages
• Minder administratieve belasting
• Minder fouten
• Snellere doorlooptijden
• Betere begeleiding van studenten

Wat begon als een oplossing voor papieren rompslomp, is uitgegroeid tot een stabiele digitale kracht binnen het internationale stageproces van ROC’s

Klaar om internationalisering te versnellen?

Infocaster staat klaar om samen met ROC’s het internationale stageproces toekomstbestendig te maken.

Ook jouw internationale stageproces digitaliseren?
Neem contact met ons op en ontdek wat het Virtual International Office voor jouw organisatie kan betekenen.